新中义集团创立于 19 89年 ,是一家以经销摩托车、汽车为主的专业经销企业 ,基地设在浙江省诸暨市 ,下设连锁公司 30余家。该公司共有员工 500多人 ,现有资产 2.5亿元 ,19 9 9销售收入达 15亿元 ,是浙江省最大的摩托车、汽车销售企业。公司基地设有维修中心、配件中心、促销服务队、仓储中心等售后服务部门 ,现已与浙江省及上海、江苏、安徽、江西等邻近省市 400多家经销商建立了稳定的关系 ,市场占有率达到 1/3,被称为浙江省摩托车市场的“高速桥梁”。然而 ,就是这样一家事业蒸蒸日上的企业 ,其管理也存在很多漏洞 ,主要表现在财务、业务和管理等几个方面。
在财务方面 ,该公司一直是采用手工账适应统计考核需要 ,记账方法非常复杂 ,从而工作量也很大 ,财务人员很多时间都花在一些无关紧要的细枝末节上 ,工作效率低下 ,结果财务部门为经营部门提供服务时 ,反应速度缓慢 ,影响了公司整体经营效率。
由于缺乏有效的手段 ,在业务方面 ,新中义集团还做不到对销售的摩托车、汽车进行单车跟踪 ,也就是说无法确定某辆车是不是本公司所销售的车辆 ,结果导致一些纠纷和损失。这还直接影响到公司的服务质量 ,作为机电类企业最为重要的三包维修管理也逐渐跟不上企业经营的要求 ,混乱现象常常出现 ,影响了企业对外的形象 ,造成企业的内部货品损失。
财务方面的问题也影响了公司的管理 ,由于财务只能做到事后控制 ,对经营过程中的价格、信誉等重要的控制成分不能及时处理 ,信息汇总能力较弱 ,公司无法为经营者提供高效的经营信息支持 ,结果降低了企业管理的质量。
为改变上述状况 ,新中义集团决定与北京英克科技有限公司 (ＩＮＣＡ ) (简称英克科技 )合作 ,建立信息系统解决这些问题。项目实施前 ,英克科技的实施专家对新中义集团进行了为期两周的调研 ,涉及到企业的采购、销售、库存、财务等各个部门。在诊断书下达后 ,双方共同确定了分网络门户与电子商务、内部经营管理、办公自动化三个方面来实施企业信息化系统 ,并制订了一号列的指标 ,从而为全面提升企业的管理水平开了一个好头。
在和新中义集团达成共识以后 ,英克科技决定把系统的重点放在财务和业务方面 ,经过认真细致地分析 ,英克科技的实施专家逐渐找到了问题产生的根源。
原因之一是条块分割、纵向管理。一直以来新中义集团就有对各分部门考核的制度 ,但由于部门的变动性很大 ,而且公司往往为了某些比较重要的生产厂家成立专门的销售部门 ,各部门之间还有一定的交叉 ,再加上配件和维修问题 ,部门之间的关系就变得错综复杂。为了达到考核要求 ,靠手工记账的财务部门就增加了许多负担 ,而且最后的计算方法很麻烦 ,影响了考核的效率。同时 ,所有部门都忙于日常事务 ,根本没有时间来考虑经营分析 ,为公司管理层提供具有经营决策意义的分析报表可以说没有 ,这对于一个商品流通型企业来说将是一个很大的问题 ,关系到企业的长远发展和规划 ,新中义集团管理层也因此大伤脑筋。
另一个原因是信息化应用不够深入。摩托车、汽车作为大件商品 ,每一辆都有自己的编号 ,在销售出库时 ,由仓库人员手工记录其号码进行跟踪 ,如果一辆车卖出以后产生了问题 ,要判断是不是新中义集团销售的 ,只能查找手工记录。可想而知 ,即使在查找的时候记录没有丢失 ,但想查到结果也是非常麻烦的 ,要是数据比较乱的话 ,这种控制方法也就实际上流于形式了。机电销售行业的重要项目是维修服务 ,包括换件、借件和三包卡在内的问题很多 ,如果管理不好就会造成直接的损失 ,而且客户也会不满意。这些问题都可以通过计算机得以解决 ,计算机的特点是计算能力强 ,反应迅速 ,而企业经营过程中如价格、信誉等问题如果要得到控制 ,首要的条件是判断速度要快 ,这样才不影响经营效率。而管理严格、反应迅速是每个企业的管理需求。
实施剖析在找到问题的根源之后 ,英克科技实施专家充分征询了新中义集团的意见 ,最终提出了详细的解决方案 :首先将账务与考核分开 ,从而简化财务人员的工作 ,使之有更多的时间从事分析性的工作 ,为经营提供更好的服务 ,由于信息系统的应用 ,原来的考核工作能够更迅速、更准确地完成。
对货品的单品管理方法使用信息系统管理 ,从根本上解决货品跟踪问题以及由此引起的质量纠纷 ,保证库存商品从入库到客户的整个过程清晰明确。
对于客户的三包维修问题 ,双方也根据实际情况提出了一套切实可行的方案 ,经过近半年的使用 ,起到了很好的效果 ,原先的配件管理问题、维修工人的考核问题和三包卡的管理问题都得到了较好的解决。
对于企业经营过程中的控制问题 ,英克科技对新中义集团经营特点认真分析后 ,提出了从进货资金、货品选择到销售价格策略、信誉额度等全方位的控制方法 ,加强对企业经营过程的控制 ,杜绝以前发生过的难以追查的问题 ,保证了企业资金的安全管理。
将决策管理系统直接提供给新中义集团 ,一整套的报表和简单方便的组合机制 ,让管理层更加快速地了解当前的经营状况 ,并及时做出决策。
经过近一年时间的运行 ,该系统已经在新中义集团的业务运作方面起到了重要的作用 ,并受到了用户的好评。随着新的技术、新的管理方法、新的经营方式不断出现 ,以及竞争对手的增多 ,企业希望采用先进的手段来增强自己的经营水平 ,从而提高自己的竞争力。企业信息化建设为这种需求提供了一种崭新的思路和切实可行的方法 ,从而成为当前的一种趋势。但是如何建设适合于自己企业情况的信息化对于不同的企业来讲又各不相同 ,这就比如修建通往山顶的道路 ,修一条盘山公路可能比较合适 ,而为达到这一目的去修建一条铁路可能就差之千里了 ,当然这种极端的例子是不会有人去做的。但是修一条水泥路好还是沙土路呢 ?这个问题就很难回答 ,需要研究具体情况 ,确定最为合适的目标和方案 ,特别是企业的管理者要特别重视这个问题。信息系统建设同其他工作本质上并没有多大的区别 ,确定一个合适的目标总是最为重要的一步。
